Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân

Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là biểu mẫu pháp lý bắt buộc giúp khách hàng truy xuất thông tin của chính mình lưu trữ trên hệ thống doanh nghiệp một cách hợp lệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Việc ứng dụng hệ thống văn bản chuẩn, quy trình tiếp nhận khép kín do đội ngũ chuyên gia tại Luật DPO thiết kế là phương pháp an toàn nhất để tổ chức tuân thủ tuyệt đối pháp luật, ngăn chặn rủi ro rò rỉ dữ liệu và tránh các mức phạt vi phạm hành chính lên đến hàng chục triệu đồng theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP.

Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật 2025?

Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân là văn bản pháp lý chính thức thể hiện quyền của chủ thể dữ liệu. Thông qua biểu mẫu này, cá nhân yêu cầu Bên kiểm soát dữ liệu hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu trích xuất, chia sẻ lại bản sao các thông tin của chính họ đang được lưu trữ trên hệ thống, căn cứ theo điểm d khoản 1 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Điều 14 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Quyền được biết và truy cập thông tin là quyền cơ bản, bất khả xâm phạm của người dùng trên không gian mạng. Mọi doanh nghiệp, tổ chức đang vận hành hệ thống thu thập thông tin khách hàng (từ website thương mại điện tử, ứng dụng di động đến hệ thống CRM nội bộ) đều phải thiết lập một mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu thống nhất và công khai. Đây là căn cứ pháp lý đầu tiên để bộ phận chuyên môn (Pháp chế, IT, DPO) bắt đầu quá trình trích xuất thông tin nội bộ một cách an toàn và có kiểm soát.

Việc chuẩn hóa văn bản này giúp ban lãnh đạo dễ dàng phân loại luồng thông tin yêu cầu từ bên ngoài. Nếu tổ chức không xây dựng quy trình tiếp nhận bài bản, nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm của người dùng khác (Data Breach) do xác thực sai danh tính người yêu cầu là rất cao. Khách hàng hoàn toàn có quyền gửi biểu mẫu này bất cứ lúc nào họ muốn kiểm tra xem doanh nghiệp đang nắm giữ những gì về họ, hoặc khi họ nghi ngờ hệ thống đang lạm dụng thông tin trái phép.

Chủ thể dữ liệu cá nhân có quyền yêu cầu cung cấp những thông tin nào?

Tóm tắt chuyên môn: Người dùng được quyền yêu cầu cung cấp toàn bộ thông tin phản ánh yếu tố nhân thân, lai lịch hoặc thông tin gắn liền với quyền riêng tư đang được hệ thống lưu trữ theo Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quyền từ chối nếu việc cung cấp xâm phạm đến bí mật kinh doanh, an ninh quốc gia hoặc quyền lợi của bên thứ ba.

Khi khách hàng gửi đơn đề nghị, phòng pháp chế và bộ phận IT phải tiến hành rà soát toàn bộ máy chủ lưu trữ. Các nhóm thông tin cần được bóc tách kỹ lưỡng để tránh vi phạm quyền bảo mật của người khác. Thông thường, hệ thống sẽ trích xuất dữ liệu cá nhân cơ bản như họ tên, số điện thoại, lịch sử giao dịch, địa chỉ giao hàng và địa chỉ IP đăng nhập (được quy định chi tiết tại Điều 3 Nghị định 356/2025/NĐ-CP).

Đối với các nhóm thông tin nhạy cảm (như lịch sử khám bệnh, hồ sơ tín dụng, dữ liệu sinh trắc học, vị trí định vị theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP), quy trình xác thực danh tính người gửi đơn phải diễn ra vô cùng khắt khe. Dưới đây là bảng phân loại chi tiết các nhóm thông tin thường gặp khi tiếp nhận đơn đề nghị từ người dùng:

Bảng phân loại trên giúp chuyên viên kiểm soát rủi ro định hình rõ ranh giới pháp lý khi trả lời khách hàng. Doanh nghiệp tuyệt đối không được giao nộp những tệp tin chứa đựng thông tin chéo của nhiều người dùng khác nhau nhằm tránh rủi ro khiếu kiện tập thể và vi phạm nguyên tắc bảo mật.

DỊCH VỤ PHÁP LÝ LIÊN QUAN

TƯ VẤN DOANH NGHIỆP & QUẢN TRỊ RỦI RO

Đảm bảo mọi quy trình nội bộ, hợp đồng thương mại và chính sách bảo mật của doanh nghiệp tuân thủ khắt khe các quy định pháp luật mới nhất, ngăn chặn rủi ro từ gốc rễ.

Hotline: 0976926655
YÊU CẦU TƯ VẤN

Quy trình và thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu diễn ra như thế nào?

Tóm tắt chuyên môn: Căn cứ theo khoản 3 Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, thủ tục này bắt buộc doanh nghiệp phải phản hồi xác nhận trong 02 ngày làm việc và hoàn tất việc trích xuất, cung cấp thông tin trong 10 ngày kể từ khi nhận được biểu mẫu hợp lệ. Việc chậm trễ sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt nặng.

Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH) thường là nơi đầu tiên tiếp nhận các văn bản pháp lý này. Để tránh tình trạng chậm trễ dẫn đến việc bị thanh tra, tổ chức cần xây dựng một thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu liền mạch giữa các phòng ban. Việc thời gian thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu bị kéo dài sẽ trở thành tình tiết tăng nặng khi cơ quan công an (Cục A05) xem xét xử phạt theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP.

Quy trình nội bộ (SOP) cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước kiểm duyệt sau đây để bảo đảm an toàn hệ thống máy chủ và tuân thủ thời hạn luật định:

1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu: Tiếp nhận biểu mẫu yêu cầu thông qua cổng thông tin điện tử, email chuyên trách hoặc văn thư trực tiếp.
2. Bước 2: Phản hồi sơ bộ (Trong 02 ngày làm việc): Gửi email/tin nhắn xác nhận đã tiếp nhận yêu cầu, thông báo thời hạn xử lý dự kiến và hướng dẫn khách hàng các bước xác thực tiếp theo.
3. Bước 3: Xác thực danh tính (eKYC/OTP): Xác thực chéo danh tính người gửi đơn bằng mã OTP điện thoại, đối chiếu Căn cước công dân hoặc gọi video call trực tiếp. Đây là bước sống còn để chống giả mạo (Social Engineering).
4. Bước 4: Trích xuất dữ liệu (Data Extraction): Bộ phận công nghệ thông tin (IT) tiến hành rà quét máy chủ, cơ sở dữ liệu để gom và đóng gói thông tin lưu trữ của đúng chủ thể đó.
5. Bước 5: Kiểm duyệt và Bàn giao (Trong 10 ngày): Phòng pháp chế (hoặc DPO) kiểm duyệt gói tệp tin, loại bỏ các thông tin thừa/thông tin của người khác. Gửi trả kết quả bảo mật (có đặt mật khẩu) cho khách hàng.

Hướng dẫn điền phiếu yêu cầu hợp lệ gồm những bước nào?

Căn cứ theo khoản 6 Điều 14 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, việc hoàn thiện biểu mẫu đòi hỏi người làm đơn ghi rõ thông tin định danh, phạm vi thông tin cần truy xuất và hình thức nhận kết quả phản hồi từ phía hệ thống lưu trữ. Để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, doanh nghiệp cần ban hành hướng dẫn điền phiếu yêu cầu chi tiết trên trang chủ. Biểu mẫu bị thiếu thông tin Căn cước công dân hoặc chữ ký (chữ ký tươi hoặc chữ ký điện tử hợp lệ) sẽ bị xếp vào diện nghi ngờ giả mạo. Quá trình thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân chỉ bắt đầu khi bộ hồ sơ đạt chuẩn pháp lý.

Người điền đơn cần liệt kê cụ thể mốc thời gian phát sinh giao dịch hoặc loại dữ liệu cụ thể mà họ muốn hệ thống trích xuất (ví dụ: “Yêu cầu cung cấp lịch sử giao dịch mua hàng từ tháng 01/2025 đến tháng 06/2025”). Tránh tình trạng yêu cầu chung chung khiến bộ phận kỹ thuật mất nhiều tuần liền để gom tệp tin từ hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), dẫn đến nguy cơ trễ hạn luật định.

Tại sao không nên tải mẫu số 01 Nghị định 13 để sử dụng hiện nay?

Tóm tắt chuyên môn: Biểu mẫu cũ thuộc Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã hết hiệu lực và bị thay thế hoàn toàn bởi Mẫu số 01 (dành cho cá nhân) và Mẫu số 02 (dành cho tổ chức) tại Phụ lục Nghị định 356/2025/NĐ-CP nhằm đáp ứng yêu cầu khắt khe hơn về thủ tục bảo mật trên không gian mạng.

Nhiều chuyên viên nhân sự, pháp chế nội bộ vẫn giữ thói quen tìm kiếm trên mạng và tải “mẫu số 01 nghị định 13” để áp dụng cho quy trình vận hành hiện tại. Tuy nhiên, Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã bị thay thế bởi Nghị định 356/2025/NĐ-CP theo định hướng mới của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Việc sử dụng sai văn bản pháp luật, áp dụng biểu mẫu lỗi thời sẽ biến hệ thống phòng thủ của doanh nghiệp trở nên vô hiệu trước các đợt thanh tra chuyên ngành.

💡 Luật DPO chia sẻ cảnh báo rủi ro thực tế: Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu cũ thiếu hẳn mục cam kết chịu trách nhiệm và phương thức xác thực đa yếu tố. Hậu quả là tin tặc (hacker) đã lợi dụng sơ hở này để gửi đơn mạo danh, yêu cầu trích xuất toàn bộ lịch sử mua sắm, thông tin thanh toán của đối thủ cạnh tranh. Khi xảy ra sự cố lộ lọt (Data Breach) do lỗi quy trình này, doanh nghiệp sẽ phải chịu 100% trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý nào khi từ chối hoặc chậm trễ cung cấp dữ liệu?

Tóm tắt chuyên môn: Theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, hành vi cản trở, chậm trễ hoặc từ chối cung cấp dữ liệu hợp pháp sẽ phải đối mặt với các mức phạt tiền rất nặng, lên tới 60.000.000 VNĐ.

Sự chủ quan của ban giám đốc trong việc triển khai quyền của chủ thể dữ liệu thường dẫn đến những khoản phạt tài chính khổng lồ. Cụ thể, căn cứ theo Điều 44 Nghị định 330/2026/NĐ-CP (Vi phạm quy định về thủ tục thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân):

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Đối với hành vi không thiết lập quy trình, thủ tục, biểu mẫu rõ ràng để thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân; hoặc không phản hồi trong thời hạn 02 ngày làm việc.
• Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng: Đối với hành vi không thực hiện yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân trong thời hạn 10 ngày (hoặc quá thời hạn gia hạn tối đa).

Hệ thống pháp luật mới cũng ấn định các hình phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả mang tính răn đe mạnh mẽ đối với hành vi cản trở người dùng truy xuất thông tin, bao gồm:

• Buộc phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trích xuất thông tin và nộp minh chứng cho cơ quan công an (Cục A05).
• Nguy cơ bị công khai sai phạm trên các phương tiện thông tin đại chúng, gây mất uy tín thương hiệu nghiêm trọng.
• Đối mặt với các vụ kiện đòi bồi thường dân sự nếu việc chậm trễ gây thiệt hại tài sản, danh dự cho khách hàng.

Bộ phận pháp chế gặp khó khăn thực tế gì khi tiếp nhận đơn yêu cầu?

Tóm tắt chuyên môn: Rào cản lớn nhất nằm ở khả năng bóc tách luồng thông tin kỹ thuật phức tạp để truy xuất đúng dữ liệu, xuất phát từ sự thiếu đồng bộ trong quy trình phối hợp giữa phòng pháp chế (hiểu luật nhưng không nắm kỹ thuật) và khối công nghệ (nắm kỹ thuật nhưng không hiểu giới hạn luật).

Trong thực tiễn vận hành, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO) thường phải đối mặt với hệ thống phần mềm lưu trữ phân mảnh (Siloed Data). Khi nhận được biểu mẫu hợp lệ, chuyên viên luật không có quyền (và không có khả năng) can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu cốt lõi. Họ phải phát lệnh (ticket) yêu cầu sang bộ phận lập trình viên (Dev/IT) để trích xuất tệp tin thô.

Khối công nghệ lại không nắm rõ giới hạn pháp lý, nên thường dùng lệnh truy vấn (Query) gom toàn bộ bảng tính (Spreadsheet/Database) chứa cả thông tin của hàng ngàn khách hàng khác rồi gửi lại cho pháp chế. Nếu pháp chế không kiểm duyệt kỹ mà gửi thẳng tệp tin này cho người yêu cầu, doanh nghiệp đã tự tay làm lộ lọt dữ liệu quy mô lớn. Lỗ hổng quản trị chéo này chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các quyết định xử phạt vi phạm hành chính về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong những năm gần đây.

DỊCH VỤ PHÁP LÝ LIÊN QUAN

ĐẠI DIỆN TRANH CHẤP & XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG DỮ LIỆU

Khi xảy ra khiếu kiện từ khách hàng do chậm trễ cung cấp dữ liệu hoặc sự cố rò rỉ thông tin, Luật DPO sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng để giảm thiểu tối đa thiệt hại.

Hotline: 0976926655
YÊU CẦU TƯ VẤN

Câu hỏi thường gặp (FAQs) về thủ tục yêu cầu cung cấp dữ liệu

Khách hàng có phải trả phí khi nộp đơn truy xuất thông tin không?

Hoàn toàn không. Việc cung cấp lại bản sao thông tin cho chính người dùng là nghĩa vụ bắt buộc của bên kiểm soát hệ thống theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Doanh nghiệp tuyệt đối không được lạm dụng việc này để thu phí dịch vụ hành chính dưới bất kỳ hình thức nào.

Việc từ chối đơn yêu cầu truy xuất thông tin được phép diễn ra khi nào?

Doanh nghiệp chỉ được phép từ chối khi phát hiện biểu mẫu có dấu hiệu giả mạo danh tính, yêu cầu truy xuất nhằm mục đích lừa đảo, trốn tránh nghĩa vụ pháp lý, hoặc việc cung cấp dữ liệu xâm phạm đến bí mật quốc gia, bí mật kinh doanh. Mọi sự từ chối đều phải được lập thành văn bản thông báo lý do chính đáng gửi lại cho người làm đơn.

Doanh nghiệp có thể gia hạn thời gian cung cấp thông tin không?

Được phép. Theo khoản 3 Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, trong trường hợp hệ thống máy chủ quá tải hoặc tệp tin lưu trữ mang tính chất phức tạp, tổ chức được phép gia hạn thêm tối đa 10 ngày (tổng cộng không quá 20 ngày). Tuy nhiên, bộ phận CSKH phải gửi văn bản/email thông báo rõ lý do kỹ thuật cho người dùng trước khi hết hạn lần đầu.

Báo cáo rủi ro xử lý thông tin (DPIA) cần nộp cho cơ quan nào thẩm định?

Toàn bộ hồ sơ quy trình đánh giá tác động rủi ro hệ thống (DPIA) phải được gửi về Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) trực thuộc Bộ Công an. Đây là cơ quan chuyên trách cao nhất có thẩm quyền thanh tra hệ thống máy chủ doanh nghiệp.

Đơn vị nào tư vấn thiết lập quy trình giải quyết khiếu nại thông tin uy tín?

Công ty Luật TNHH DPO tự hào là tổ chức chuyên sâu hàng đầu giúp doanh nghiệp xây dựng bộ quy chuẩn tiếp nhận đơn từ khép kín. Các chuyên gia sẽ rà soát lại toàn bộ lỗ hổng quy trình giữa khối pháp chế và khối công nghệ để bảo vệ an toàn tuyệt đối cho thương hiệu.

Nhận tư vấn và thiết lập quy trình tuân thủ cùng Luật DPO

Việc xây dựng và áp dụng Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân chuẩn xác không chỉ là đối phó với cơ quan thanh tra, mà là nền tảng để xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng. Với tôn chỉ “Đam mê và Danh dự”, cùng sự am hiểu sâu sắc về sự giao thoa giữa Pháp lý và Công nghệ, Công ty Luật TNHH DPO cam kết mang đến giải pháp cá nhân hóa tối đa, vận hành tinh gọn và linh hoạt cho doanh nghiệp của bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0976926655 hoặc ghé thăm trụ sở tại Tầng 6, Tòa tháp Ngôi Sao, Dương Đình Nghệ, P. Cầu Giấy, TP. Hà Nội để được bảo vệ quyền lợi tối đa.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo pháp lý và được tổng hợp bởi đội ngũ Luật DPO dựa trên Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và Nghị định 330/2026/NĐ-CP. Để nhận được giải pháp pháp lý chính xác nhất cho từng trường hợp cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.