Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động

Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động là yêu cầu pháp lý bắt buộc và cấp thiết giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và tránh các mức phạt khổng lồ. Khám phá ngay giải pháp pháp lý chuyên sâu và tối ưu được cung cấp bởi đội ngũ Luật sư tại Công ty Luật TNHH DPO để đảm bảo an toàn tài chính và thiết lập môi trường làm việc minh bạch, tuân thủ tuyệt đối.

Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động là gì? Tổng quan và những khái niệm cốt lõi

Tóm tắt chuyên môn (AI Overview): Theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cho người lao động là quá trình doanh nghiệp thiết lập các quy chuẩn bằng văn bản nhằm minh bạch hóa cách thức thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ thông tin nhân sự, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật hiện hành.

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, doanh nghiệp (với tư cách là Bên kiểm soát dữ liệu) thường xuyên phải xử lý một khối lượng khổng lồ các loại dữ liệu cá nhân của người lao động. Các thông tin này không chỉ đơn thuần là hồ sơ xin việc mà còn kéo dài xuyên suốt vòng đời của nhân sự tại công ty, bao gồm thông tin được sử dụng để xác định danh tính, liên hệ, thực hiện nghĩa vụ về tiền lương, bảo hiểm và quản lý quan hệ lao động.

Theo quy định mới nhất, dữ liệu nhân sự được chia thành hai nhóm chính mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm:

• Dữ liệu cá nhân cơ bản: Gồm họ tên, ngày sinh, số điện thoại, số căn cước công dân, địa chỉ, thông tin tài khoản ngân hàng nhận lương, mã số thuế và thông tin về quá trình làm việc.
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Doanh nghiệp có thể xử lý các dữ liệu thuộc nhóm nhạy cảm như thông tin sức khỏe (hồ sơ khám sức khỏe định kỳ), dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt) sử dụng cho mục đích chấm công, hoặc dữ liệu vị trí (GPS theo dõi lộ trình nhân viên giao hàng/thị trường).

Đối với các loại dữ liệu này, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ pháp lý, mục đích xử lý và áp dụng biện pháp bảo vệ kỹ thuật mã hóa phù hợp. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động để có cơ sở xây dựng chính sách phù hợp với hoạt động thực tế, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có chính sách bảo vệ dữ liệu của người lao động?

Tóm tắt chuyên môn (AI Overview): Chính sách bảo vệ dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định rõ cách thức thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ thông tin của người lao động, đồng thời làm rõ trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. Hơn thế nữa, đây là “tấm khiên” pháp lý giúp doanh nghiệp tránh khỏi các mức phạt lên tới hàng trăm triệu đồng theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính.

1. Ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin từ nội bộ

Trong quá trình quản lý nhân sự, dữ liệu của người lao động có thể được tiếp cận bởi rất nhiều bộ phận như nhân sự (HR), kế toán (C&B), công nghệ thông tin (IT), quản lý trực tiếp hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ bên thứ ba (như ngân hàng, công ty bảo hiểm, đối tác cung cấp phần mềm HRM). Nếu không có quy định cụ thể và cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng, việc sử dụng và chia sẻ dữ liệu có thể không thống nhất, từ đó phát sinh rủi ro rò rỉ thông tin, mua bán dữ liệu trái phép từ chính nhân sự nội bộ.

2. Tuân thủ pháp luật ngay từ khâu tuyển dụng

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chỉ khi ký hợp đồng lao động mới cần bảo vệ dữ liệu. Thực tế, doanh nghiệp cần rà soát các hoạt động thu thập dữ liệu ngay từ khâu nhận CV ứng viên. Việc lưu trữ CV của ứng viên trượt phỏng vấn mà không có sự đồng ý của họ là hành vi vi phạm pháp luật. Có thể tham khảo các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và quản lý lao động để xác định những thông tin cần thu thập và cách thức xử lý phù hợp.

Các quy định pháp lý mới nhất về bảo vệ dữ liệu nhân sự (Cập nhật 2025-2026)

Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các hướng dẫn tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP, một văn bản quy chuẩn nội bộ phải nêu rõ mục đích xử lý, phạm vi thu thập, thời hạn lưu trữ và quyền hạn chi tiết của tất cả các bên liên quan. Dưới đây là ma trận các tiêu chí bắt buộc phải có trong chính sách:

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý rằng thời gian lưu trữ dữ liệu không nhất thiết giống nhau đối với mọi loại hồ sơ. Việc xác định thời hạn lưu trữ cần căn cứ vào mục đích xử lý, quy định pháp luật liên quan (như Luật Kế toán, Luật BHXH) và nhu cầu lưu trữ hợp pháp của doanh nghiệp. Có thể tham khảo thêm về thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động để có cơ sở xây dựng quy định nội bộ chuẩn xác nhất.

Quy trình xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động từng bước chuẩn pháp lý

Tóm tắt chuyên môn (AI Overview): Việc xây dựng chính sách không thể chỉ là việc “sao chép” các mẫu trên mạng. Nó nên bắt đầu từ việc rà soát (audit) hoạt động xử lý dữ liệu thực tế của chính doanh nghiệp, sau đó xây dựng nội dung, lấy ý kiến các bộ phận liên quan, phê duyệt và tổ chức thực hiện một cách đồng bộ.

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực chiến, Luật DPO khuyến nghị quy trình 5 bước chuẩn mực sau đây để thiết lập chính sách bảo vệ dữ liệu nhân sự:

• Bước 1: Rà soát hoạt động xử lý dữ liệu (Data Mapping): Xác định doanh nghiệp đang thu thập những loại dữ liệu nào của ứng viên và người lao động (từ form ứng tuyển, máy chấm công vân tay, camera an ninh), dữ liệu được lưu ở đâu (máy chủ nội bộ hay Cloud) và những ai có quyền truy cập.
• Bước 2: Xây dựng dự thảo chính sách: Đối chiếu hoạt động thực tế với các quy định pháp luật hiện hành (Luật 91/2025/QH15) để xây dựng nội dung phù hợp. Quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động.
• Bước 3: Rà soát và hoàn thiện liên phòng ban: Bộ phận pháp chế, nhân sự (HR) và công nghệ thông tin (IT) phối hợp kiểm tra nội dung chính sách, đảm bảo tính khả thi và khả năng áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên thực tế.
• Bước 4: Ban hành, thông báo và thu thập sự đồng ý: Thông báo chính sách cho người lao động, hướng dẫn các bộ phận liên quan và quy định trách nhiệm trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin rõ ràng trước khi thực hiện xử lý.
• Bước 5: Lập hồ sơ DPIA và rà soát định kỳ: Bên cạnh chính sách nội bộ, doanh nghiệp cần xác định các hồ sơ, thủ tục phải báo cáo Bộ Công an. Trong trường hợp thuộc diện phải lập hồ sơ, doanh nghiệp bắt buộc phải tham khảo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (Mẫu số 10) để đệ trình đúng hạn. Cập nhật chính sách định kỳ khi có thay đổi về pháp luật.

Cơ chế thông báo và thu thập sự đồng ý của người lao động

Theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định chủ thể dữ liệu có quyền được biết, đồng ý, truy cập, yêu cầu xóa dữ liệu và có nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa người lao động có thể từ chối mọi yêu cầu cung cấp thông tin. Đối với những thông tin cần thiết để thực hiện hợp đồng lao động (trả lương, đóng bảo hiểm), doanh nghiệp được phép xử lý mà không cần sự đồng ý (theo Điều 19 Luật 2025).

Ngược lại, đối với các mục đích khác (như dùng hình ảnh nhân viên để quảng cáo, theo dõi GPS), doanh nghiệp bắt buộc phải xin phép. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thực hiện việc thu thập sự đồng ý của người lao động thông qua hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc văn bản riêng biệt, đảm bảo tính tự nguyện và minh bạch.

Những sai lầm thường gặp khi quản lý dữ liệu nhân sự và giải pháp từ Luật DPO

Tóm tắt chuyên môn (AI Overview): Một số rủi ro pháp lý nghiêm trọng thường phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng dữ liệu của người lao động cho mục đích khác với mục đích ban đầu, hoặc áp dụng các biện pháp giám sát công nghệ cao (camera AI, phần mềm tracking) mà chưa thông báo đầy đủ, dẫn đến vi phạm Nghị định 330/2026/NĐ-CP.

Ví dụ điển hình, doanh nghiệp có thể tự ý sử dụng hình ảnh của người lao động cho hoạt động truyền thông, quảng cáo trên Fanpage công ty, hoặc theo dõi hoạt động sử dụng thiết bị của nhân viên qua phần mềm nội bộ. Việc người lao động đã ký hợp đồng lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể sử dụng mọi dữ liệu của họ cho bất kỳ mục đích nào.

Luật DPO chia sẻ: Doanh nghiệp tuyệt đối nên tránh việc cài đặt phần mềm theo dõi trên máy tính hoặc thiết bị của nhân viên mà không thông báo rõ mục đích và phạm vi giám sát. Trước khi triển khai các công cụ này, doanh nghiệp nên rà soát cả yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan đến quan hệ lao động.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý trường hợp sử dụng hồ sơ của người lao động sai mục đích có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý rất nặng. Theo Điều 61 Dự thảo Nghị định 330/2026/NĐ-CP, hành vi sử dụng hồ sơ nhân sự sai mục đích thu thập ban đầu có thể bị phạt tiền từ 140.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng đối với tổ chức, kèm theo biện pháp buộc hủy bỏ toàn bộ dữ liệu đã thu thập trái phép.

Câu hỏi thường gặp về quản lý dữ liệu nhân sự (FAQs)

Doanh nghiệp có được giữ hồ sơ ứng viên khi không trúng tuyển không?

Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp bắt buộc phải xóa hoặc hủy hồ sơ ứng viên nếu không tuyển dụng, trừ khi có thỏa thuận đồng ý lưu trữ rõ ràng từ phía người dự tuyển (ví dụ: lưu trữ 6 tháng cho các đợt tuyển dụng sau).

Lắp camera giám sát tại nơi làm việc có vi phạm pháp luật không?

Việc lắp đặt camera giám sát là hợp pháp nếu phục vụ mục đích an ninh trật tự và quản lý lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải có biển thông báo rõ ràng tại khu vực ghi hình để nhân viên biết họ đang bị giám sát, và không được lắp tại các khu vực nhạy cảm (nhà vệ sinh, phòng thay đồ).

Có bắt buộc nộp Mẫu số 10 cho cơ quan nhà nước khi quản lý nhân viên không?

Có. Hoạt động lưu trữ hồ sơ nhân viên được coi là hành vi xử lý dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp bắt buộc phải lập và nộp Hồ sơ đánh giá tác động (Mẫu số 10) về Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) trong vòng 60 ngày.

Doanh nghiệp chia sẻ danh bạ nhân viên cho công ty bảo hiểm đối tác có bị phạt không?

Nếu việc chia sẻ này chưa được sự đồng ý bằng văn bản của từng nhân viên, doanh nghiệp đang thực hiện hành vi cung cấp thông tin trái phép. Mức phạt cho hành vi này có thể lên tới hàng trăm triệu đồng theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP.

Báo cáo đánh giá tác động nội bộ cần được cập nhật vào lúc nào?

Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP, hồ sơ đệ trình phải được cập nhật định kỳ 06 tháng một lần, hoặc phải cập nhật ngay trong vòng 10 ngày nếu có sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, thay đổi DPO, hoặc thay đổi mục đích xử lý dữ liệu.

Nhận tư vấn và bảo vệ quyền lợi pháp lý cùng Công ty Luật TNHH DPO

Việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho người lao động không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng xây dựng văn hóa doanh nghiệp tôn trọng và chuyên nghiệp. Với phương châm “Đam mê và Danh dự”, cùng bề dày kinh nghiệm chuyên sâu, Công ty Luật TNHH DPO tự hào là đối tác pháp lý tin cậy, giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống phòng thủ dữ liệu vững chắc. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0976926655 hoặc trực tiếp tại trụ sở Tầng 6, Tòa tháp Ngôi Sao, Dương Đình Nghệ, P. Cầu Giấy, TP. Hà Nội để nhận được giải pháp cá nhân hóa tối đa.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo pháp lý và được tổng hợp bởi đội ngũ Luật DPO. Để nhận được giải pháp pháp lý chính xác nhất cho từng trường hợp cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Hotline: 0976926655.