​Quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã

Quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã là một thay đổi pháp lý từ 01/07/2025, khi tiến hành vận hành chính quyền địa phương hai cấp. Việc thực hiện thủ tục nà ở cấp xã giúp người dân và doanh nghiệp rút ngắn tối đa thời gian thực hiện thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, nộp hồ sơ tại UBND cấp xã không đồng nghĩa với việc chắc chắn được chuyển mục đích sử dụng đất. Muốn biết thửa đất có đủ điều kiện hay không, người sử dụng đất cần kiểm tra quy hoạch, căn cứ pháp lý áp dụng và các điều kiện liên quan đến chính thửa đất của mình.

Trong bài viết này, Công ty Luật TNHH DPO hướng dẫn những nội dung cần biết khi thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất: trường hợp nào phải xin phép, cơ quan nào có thẩm quyền, hồ sơ gồm những gì, trình tự thực hiện ra sao và cần chuẩn bị những khoản tiền nào.

Chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã khi nào?

Quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã là trình tự thủ tục hành chính mới được quy định tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Theo đó, thẩm quyền cho phép cá nhân chuyển mục đích sử dụng đất được phân cấp từ UBND cấp huyện xuống cho Chủ tịch UBND cấp xã, giúp rút ngắn thời gian giải quyết xuống không quá 15 ngày làm việc.

Trước đây, mọi thủ tục liên quan đến việc thay đổi mục đích sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình đều phải nộp lên cấp huyện và do phòng tài nguyên môi trường thụ lý, giải quyết. Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 151/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025), cơ chế quản lý đất đai đã có sự thay đổi mang tính cách mạng. Quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã chính thức trao quyền cho Chủ tịch UBND cấp xã ra quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất đối với cá nhân.

Sự thay đổi này đòi hỏi người sử dụng đất phải nắm bắt kịp thời các quy định pháp lý mới, từ việc chuẩn bị đơn xin chuyển mục đích theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 151/2025, cho đến việc hiểu rõ vai trò của Cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường cấp xã trong việc thẩm định nhu cầu và kiểm tra thực địa.

Tại sao quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã lại quan trọng? Lợi ích không thể bỏ qua

Việc phân cấp thẩm quyền xuống cấp xã mang lại 3 lợi ích chiến lược: Tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục, giảm thiểu chi phí đi lại cho người dân, và tăng cường khả năng giám sát trực tiếp của chính quyền cơ sở đối với hiện trạng sử dụng đất.

Rút ngắn tối đa thời gian và chi phí tuân thủ

Theo kinh nghiệm tư vấn thực chiến của đội ngũ Luật sư tại Luật DPO, trước đây người dân mất từ hàng năm trời để hoàn tất thủ tục tại cấp huyện. Hiện nay, với quy định mới, thời gian giải quyết tối đa chỉ còn khoảng 1-2 tháng. Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi người dân muốn chuyển đổi mục đích sử dụng đất nông nghiệp sang đất ở để kịp thời xây dựng nhà cửa hoặc thực hiện các giao dịch dân sự.

[Chèn ảnh chụp tài liệu đã làm mờ thông tin/phản hồi khách hàng thực tế tại đây]

Tăng cường tính minh bạch và bám sát thực địa

Cán bộ địa chính cấp xã là những người nắm rõ nhất hiện trạng từng thửa đất trên địa bàn. Việc giao quyền thẩm định nhu cầu cho Cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường cấp xã giúp loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết. Nhiều khách hàng thường thắc mắc đất nông nghiệp đất lúa có được chuyển đổi sang đất ở không, giờ đây thủ tục này sẽ được giải quyết nhanh chóng ngay tại cơ sở dựa trên quy hoạch sử dụng đất cấp xã đã được phê duyệt.

Các nội dung cần biết khi thực hiện quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã

Thẩm quyền và đối tượng áp dụng

Theo Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thẩm quyền của UBND cấp huyện đã được chuyển giao cho Chủ tịch UBND cấp xã. Cụ thể, Chủ tịch UBND cấp xã có quyền quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất đối với cá nhân. Đối với tổ chức muốn chuyển đổi đất đai thành đất dự án kinh doanh, thẩm quyền vẫn thuộc về cấp tỉnh.

Điều kiện để Chủ tịch UBND cấp xã phê duyệt hồ sơ

Để hồ sơ được thông qua, thửa đất phải đáp ứng các điều kiện tiên quyết. Cơ quan chuyên môn cấp xã sẽ đối chiếu với quy hoạch sử dụng đất cấp xã/cấp huyện. Nếu là đất chuyên trồng lúa, bắt buộc phải có phương án sử dụng tầng đất mặt. Việc chuyển mục đích sang đất ở phải thục hiện thủ tục chuyển đổi mục đích sử dụng đất, phải được đăng ký với xã, đây là BẮT BUỘC, và nay xã chính là cơ quan ra quyết định cuối cùng.

Chi phí chuyển mục đích sử đụng đất

Chi phí chuyển mục đích sử dụng đất không giống nhau giữa các thửa đất. Tùy trường hợp, người sử dụng đất có thể phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai và nộp các khoản phí, lệ phí có liên quan theo quy định.

Trong đó, tiền sử dụng đất là khoản cần được quan tâm khi chuyển đất nông nghiệp hoặc loại đất khác sang đất ở. Số tiền cụ thể phải được xác định theo quy định pháp luật áp dụng cho trường hợp đó, căn cứ tính tiền sử dụng đất và các yếu tố liên quan.

Để dự trù chi phí, người sử dụng đất nên xác định trước:

1. Diện tích dự kiến xin chuyển mục đích.
2. Loại đất hiện tại và loại đất dự kiến chuyển sang.
3. Vị trí thửa đất và căn cứ giá đất áp dụng.
4. Trường hợp pháp lý cụ thể có ảnh hưởng đến nghĩa vụ tài chính.
5. Các khoản phí, lệ phí có liên quan theo quy định của địa phương và thủ tục thực hiện.

Các bước trong quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã

Để thực hiện thủ tục chuyển đổi đất nông nghiệp sang đất thổ cư hoặc các loại đất khác theo đúng quy định mới nhất, cá nhân cần thực hiện các bước dưới đây.

Bước 1: Kiểm tra quy hoạch và điều kiện của thửa đất

Xác định loại đất hiện tại, mục đích dự kiến chuyển sang, diện tích xin chuyển và căn cứ quy hoạch áp dụng. Đây là bước quan trọng để hạn chế việc bị trả hồ sơ khi thửa đất chưa đáp ứng điều kiện pháp lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

• Lập 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Thành phần hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị chuyển mục đích, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ nhân thân của chủ đất, bản trích đo thửa đất (trong trường hợp chuyển một phần diện tích đất).
• Sử dụng mẫu đơn đề nghị chuyển mục đích sử dụng đất theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
• Một số trường hợp đặc thù có thể phát sinh yêu cầu về hồ sơ dự án, tài liệu liên quan đến đất trồng lúa, đất rừng hoặc các giấy tờ khác theo quy định.Ví dụ như Phương án sử dụng tầng đất mặt (Mẫu số 26) nếu chuyển đổi đất chuyên trồng lúa.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa cấp xã (lưu ý cầnnộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công).
• Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ. Nếu đủ điều kiện, cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Lưu ý: Phiếu hẹn này là hẹn ngày có thông báo nộp tiền thuế

Bước 4: Thẩm định nhu cầu và kiểm tra thực địa

• Cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường cấp xã tiến hành rà soát hồ sơ, kiểm tra thực địa và thẩm định nhu cầu chuyển mục đích.
• Tùy trường hợp, việc giải quyết có thể bao gồm xác minh thông tin thửa đất, kiểm tra thực địa, đánh giá điều kiện chuyển mục đích và trình người có thẩm quyền xem xét quyết định. Một số trường hợp thì cấp xã sẽ làm văn bản đề nghị các cơ quan khác có liên quan để xin ý kiến về việc chuyển mục đích sử dụng đất.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, người nộp hồ sơ cần thực hiện việc bổ sung hoặc xử lý các vấn đề được cơ quan có thẩm quyền thông báo theo quy định.

Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ tài chính

• Cơ quan chuyên môn cấp xã chuyển thông tin địa chính (Mẫu số 19) sang cơ quan Thuế.
• Cơ quan Thuế xác định tiền sử dụng đất/tiền thuê đất phải nộp và phát hành Thông báo nộp tiền.
• Cá nhân nộp tiền vào ngân sách nhà nước tại kho bạc hoặc thông qua hệ thống ngân hàng.

Bước 6: Nhận kết quả

• Sau khi cơ quan Thuế xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, người sử dụng đất nộp lại vào bộ phận một cửa nhận phiếu hẹn trả kết quả.
• Cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường cấp xã lập quyết định và in sổ trình Chủ tịch UBND cấp xã ký quyết định cho phép chuyển mục đích.
• Sau khi có kết quả, cơ quan chuyên viên tiến hành số hóa hồ sơ và chuyển kết quả ra bộ phận một cửa để trả cho công dân.
• Đến ngày hẹn, người sử dụng đất đến bộ phận một cửa để nhận kết quả. Lưu ý phải mang theo giấy hẹn và giấy tờ tùy thân.

Những sai lầm cần tránh khi thực hiện quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã? Lời khuyên từ chuyên gia

Việc phân cấp thẩm quyền xuống cấp xã là một quy định rất mới. Do đó, người dân và thậm chí cán bộ cơ sở có thể gặp lúng túng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến:

• Không kiểm tra quy hoạch trước khi nộp đơn: Nộp đơn xin chuyển lên đất ở nhưng vị trí thửa đất lại nằm trong quy hoạch đất nông nghiệp dự trữ. Kết quả là hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.
• Bỏ qua phương án sử dụng tầng đất mặt: Khi chuyển đổi đất lúa, nếu thiếu Mẫu số 26, hồ sơ sẽ bị trả về.
• Chậm trễ nộp tiền sử dụng đất: Nghĩ rằng đã có quyết định của Chủ tịch xã là xong, phớt lờ thông báo thuế dẫn đến bị hủy kết quả.

Câu hỏi thường gặp về quy trình chuyển mục đích sử dụng đất tại UBND cấp xã

Thời gian giải quyết thủ tục tại cấp xã là bao lâu?

Theo Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thời gian thực hiện trình tự, thủ tục không quá 15 ngày làm việc (không tính thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính).

Tổ chức, doanh nghiệp có được xin chuyển mục đích tại cấp xã không?

Không. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã chỉ áp dụng đối với cá nhân. Tổ chức kinh tế vẫn phải thực hiện thủ tục tại UBND cấp tỉnh.

Cơ quan nào ở xã chịu trách nhiệm đi kiểm tra thực địa?

Cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường cấp xã sẽ chịu trách nhiệm rà soát hồ sơ, kiểm tra thực địa và thẩm định nhu cầu trước khi trình Chủ tịch xã.

Nâng tầm quản trị rủi ro pháp lý với giải pháp từ Luật DPO

Mỗi thửa đất có thể có tình trạng pháp lý, căn cứ quy hoạch và nghĩa vụ tài chính khác nhau. Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất, việc rà soát hồ sơ và xác định đúng điều kiện pháp lý sẽ giúp người sử dụng đất chủ động hơn, hạn chế việc đi lại, bổ sung giấy tờ hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

Công ty Luật TNHH DPO cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật đất đai, hỗ trợ rà soát hồ sơ, đánh giá điều kiện chuyển mục đích sử dụng đất, hướng dẫn chuẩn bị thủ tục và hỗ trợ khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi được ủy quyền hợp pháp

Nếu bạn đang có đất nông nghiệp, đất vườn hoặc đất phi nông nghiệp và muốn tìm hiểu khả năng chuyển sang đất ở, hãy liên hệ ngay Luật DPO qua Hotline 0888.016.487 – 0888.853.846 – 0976.926.655 để được đội ngũ Luật sư chuyên môn cao đại diện ủy quyền, xử lý hồ sơ trọn gói, minh bạch và bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của bạn.

Lưu ý: Nội dung trong bài viết mang tính chất tham khảo và được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tiễn của đội ngũ Luật sư/Chuyên gia tại Luật DPO. Các quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời gian. Để nhận được tư vấn pháp lý chính xác và phù hợp nhất với tình trạng của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline 0888.016.487 – 0888.853.846 – 0976.926.655.