5 hình thức lấy sự đồng ý của khách hàng hợp lệ

Hình thức lấy sự đồng ý của khách hàng hợp lệ là nền tảng pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Khám phá ngay giải pháp pháp lý chuyên sâu và tối ưu được cung cấp bởi đội ngũ Luật sư tại Công ty Luật TNHH DPO để xây dựng quy trình xin sự đồng ý chuẩn xác, minh bạch và phòng tránh rủi ro phạt tiền lên đến hàng tỷ đồng.

Định nghĩa sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân là gì?

Tóm tắt chuyên môn: Theo Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân là việc thể hiện rõ ràng, tự nguyện, khẳng định việc cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Sự đồng ý này áp dụng đối với tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý dữ liệu, trừ các trường hợp miễn trừ theo luật định.

Sự đồng ý là một trong những cơ sở pháp lý cốt lõi nhất để doanh nghiệp (Bên kiểm soát dữ liệu) thực hiện các hoạt động thu thập, phân tích, lưu trữ và chuyển giao dữ liệu hợp pháp. Việc tìm hiểu sâu sắc Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân được thể hiện như thế nào giúp doanh nghiệp xây dựng các biểu mẫu (Consent Form) một cách rõ ràng, minh bạch. Điều này không chỉ giúp chủ thể dữ liệu biết chính xác mình đang đồng ý với hoạt động xử lý nào, mà còn là bằng chứng pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra của Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05).

Điều kiện tiên quyết để sự đồng ý có hiệu lực pháp lý là gì?

Tóm tắt chuyên môn: Sự đồng ý chỉ phát sinh hiệu lực pháp lý khi đáp ứng nguyên tắc “Tự nguyện và Biết rõ”. Chủ thể dữ liệu phải được cung cấp đầy đủ thông tin về loại dữ liệu, mục đích xử lý, tổ chức xử lý và các quyền/nghĩa vụ liên quan trước khi đưa ra quyết định.

Theo kinh nghiệm tư vấn thực chiến của đội ngũ Luật sư tại Luật DPO, rất nhiều doanh nghiệp thu thập hàng triệu dữ liệu nhưng sự đồng ý lại bị coi là “vô hiệu” do vi phạm các điều kiện cơ bản. Để sự đồng ý hợp lệ theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần bảo đảm các yếu tố sau:

• Tính tự nguyện: Chủ thể dữ liệu tự nguyện đưa ra sự đồng ý, không bị ép buộc, lừa dối hay gắn kèm các điều kiện cung cấp dịch vụ không liên quan.
• Tính minh bạch (Biết rõ): Khách hàng phải được thông báo rõ ràng về: Loại dữ liệu cá nhân được xử lý; Mục đích xử lý; Tổ chức/cá nhân được xử lý; và Các quyền, nghĩa vụ của họ.
• Tính cụ thể: Sự đồng ý phải được thể hiện rõ ràng đối với từng mục đích xử lý. Nếu có nhiều mục đích, phải liệt kê để khách hàng đồng ý với một hoặc nhiều mục đích đó.
• Tính kiểm chứng: Sự đồng ý phải được thể hiện ở một định dạng có thể in, sao chép bằng văn bản, hoặc định dạng điện tử kiểm chứng được.

5 hình thức lấy sự đồng ý của khách hàng hợp lệ bao gồm những phương thức nào?

Khoản 3 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định rõ các phương thức xin sự đồng ý phải bảo đảm khả năng kiểm chứng được về việc xác định chủ thể dữ liệu cá nhân đã thực hiện sự đồng ý, thời điểm và nội dung được đồng ý. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp với mô hình kinh doanh, nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các hình thức sau:

1. Bằng văn bản: Khách hàng ký tên trực tiếp vào biểu mẫu, hợp đồng giấy có chứa điều khoản đồng ý xử lý dữ liệu.
2. Bằng cuộc gọi ghi âm: Tổng đài viên đọc rõ chính sách và khách hàng xác nhận đồng ý bằng lời nói (File ghi âm phải được lưu trữ an toàn).
3. Cú pháp đồng ý qua tin nhắn điện thoại: Khách hàng soạn tin nhắn theo cú pháp quy định (VD: Y gửi 8xxx) để xác nhận đồng ý.
4. Qua thư điện tử, trên trang thông tin điện tử, nền tảng, ứng dụng: Khách hàng click vào nút “Đồng ý” hoặc tick vào Checkbox trên giao diện UI/UX đã được thiết lập kỹ thuật xin sự đồng ý.
5. Bằng các phương thức khác: Bất kỳ phương thức nào phù hợp có thể in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được (VD: Chữ ký số, xác thực sinh trắc học).

Thiết kế form đồng ý và checkbox trên website cần tuân thủ tiêu chuẩn nào?

Khi Xây dựng biểu mẫu thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trên website hoặc App, doanh nghiệp tuyệt đối không được sử dụng các “Dark Patterns” (Giao diện đánh lừa người dùng). Form đồng ý phải tách biệt nội dung theo từng mục đích xử lý (VD: Đồng ý xử lý đơn hàng riêng, Đồng ý nhận quảng cáo riêng). Đặc biệt, Checkbox phải để ở trạng thái chưa chọn (Opt-in) để khách hàng chủ động click xác nhận, không được tick sẵn (Opt-out) thay cho khách hàng.

DỊCH VỤ PHÁP LÝ LIÊN QUAN

TƯ VẤN DOANH NGHIỆP & RÀ SOÁT HỢP ĐỒNG

Đội ngũ Luật sư DPO hỗ trợ rà soát toàn bộ hợp đồng thương mại, điều khoản sử dụng (Terms of Service), chính sách bảo mật (Privacy Policy) đảm bảo tuân thủ tuyệt đối pháp luật hiện hành.

Hotline: 0976926655
YÊU CẦU TƯ VẤN

Những hình thức lấy sự đồng ý nào bị pháp luật nghiêm cấm áp dụng?

Tóm tắt chuyên môn: Khoản 6 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định rõ: “Sự im lặng hoặc không phản hồi của chủ thể dữ liệu không được coi là sự đồng ý”. Mọi hình thức ép buộc, mặc định đồng ý đều vi phạm pháp luật.

Doanh nghiệp cần thiết kế phương thức xin sự đồng ý bảo đảm chủ thể dữ liệu được tự nguyện và chủ động lựa chọn. Việc Thiết lập phương thức mặc định đồng ý trên website có bị coi là vi phạm pháp luật không là câu hỏi Luật DPO nhận được rất nhiều. Câu trả lời là CÓ. Dưới đây là ma trận so sánh các hành vi hợp pháp và vi phạm:

Quy định xin sự đồng ý đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm có gì khác biệt không?

Đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm (như thông tin tài chính, sức khỏe, sinh trắc học, vị trí, xu hướng tình dục…), pháp luật đặt ra tiêu chuẩn bảo vệ khắt khe hơn rất nhiều. Theo khoản 8 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, đối với việc xin sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, chủ thể dữ liệu phải được thông báo rõ ràng rằng dữ liệu cần xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Doanh nghiệp không thể dùng chung một biểu mẫu hoặc một câu thông báo chung chung cho cả dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm. Việc nhận diện đúng Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là gì theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP là bước đầu tiên để thiết lập cơ chế xin sự đồng ý hợp pháp, tránh rủi ro bị phạt tăng nặng.

Doanh nghiệp cần làm gì để lưu trữ bằng chứng chứng minh sự đồng ý khi có thanh tra?

Khoản 2 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định rõ: Bên kiểm soát dữ liệu, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải lưu trữ sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc thanh tra, trách nhiệm chứng minh (Burden of Proof) hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp.

💡 Luật DPO tư vấn chiến lược: Doanh nghiệp không nên chỉ lưu trạng thái “đã đồng ý” (True/False) trên hệ thống cơ sở dữ liệu. Để đáp ứng yêu cầu giải trình trước Cục A05, hệ thống IT của doanh nghiệp phải lưu trữ được các Log file (Nhật ký hệ thống) bao gồm:

• Định danh người đồng ý: User ID, Email, Số điện thoại.
• Thời gian chính xác (Timestamp): Ngày, giờ, phút, giây thực hiện thao tác đồng ý.
• Nội dung đã đồng ý: Phiên bản chính sách bảo mật (Privacy Policy version) tại thời điểm khách hàng click đồng ý.
• Dấu vết kỹ thuật: Địa chỉ IP, thiết bị sử dụng để xác lập sự đồng ý.

Toàn bộ dữ liệu bằng chứng này phải được bảo mật, mã hóa và chống thay đổi trái phép (Immutable logs).

Vi phạm quy định về xin sự đồng ý sẽ bị xử phạt như thế nào theo Nghị định 330/2026/NĐ-CP?

Tóm tắt chuyên môn: Theo Điều 43 Nghị định 330/2026/NĐ-CP (Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân), hành vi vi phạm về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu sẽ phải đối mặt với các mức phạt tiền cực kỳ nghiêm khắc, lên tới 70.000.000 VNĐ, kèm theo biện pháp tịch thu tang vật và buộc hủy toàn bộ dữ liệu.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Xử lý dữ liệu cá nhân mà chưa có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
• Kèm theo điều kiện bắt buộc, từ chối cung cấp dịch vụ nếu khách hàng không đồng ý xử lý dữ liệu cho mục đích khác.
• Thiết lập phương thức mặc định đồng ý, tạo chỉ dẫn gây hiểu lầm.
• Không ghi nhận, không lưu trữ nhật ký về sự đồng ý, không chứng minh được sự đồng ý khi có thanh tra.

Mức phạt sẽ tăng lên từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với hành vi: Cố ý tiếp tục xử lý dữ liệu sau khi khách hàng đã rút lại sự đồng ý; hoặc tự ý coi sự im lặng của khách hàng là đồng ý. Ngoài ra, doanh nghiệp buộc phải hủy, xóa tới mức không thể khôi phục toàn bộ dữ liệu cá nhân đã thu thập trái phép và nộp lại khoản thu bất hợp pháp.

FAQ – 5 Câu hỏi thường gặp về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Có thể xin sự đồng ý của khách hàng thông qua email không?

Có. Email hoàn toàn có thể được sử dụng để xác lập sự đồng ý nếu nội dung email thể hiện rõ ràng các mục đích xử lý và thao tác xác nhận (click link xác nhận, reply email đồng ý) đáp ứng điều kiện tự nguyện, minh bạch và hệ thống của doanh nghiệp lưu trữ được log file kiểm chứng.

Doanh nghiệp có thể xin sự đồng ý cho nhiều mục đích xử lý cùng lúc không?

Có. Tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải liệt kê rõ ràng các mục đích để chủ thể dữ liệu đồng ý với một hoặc nhiều mục đích nêu ra. Không được gộp chung toàn bộ mục đích vào một Checkbox duy nhất mang tính ép buộc.

Sự đồng ý được xác lập qua cuộc gọi thoại có hợp lệ không?

Có. Hình thức xin sự đồng ý bằng cuộc gọi ghi âm được pháp luật công nhận. Doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản (Script) cho tổng đài viên đọc rõ chính sách bảo mật, mục đích thu thập và yêu cầu khách hàng xác nhận “Đồng ý”. File ghi âm phải được lưu trữ an toàn làm bằng chứng.

Doanh nghiệp có thể kết hợp sử dụng nhiều hình thức xin sự đồng ý không?

Có. Doanh nghiệp (Omnichannel) có thể sử dụng hình thức văn bản tại quầy giao dịch, checkbox trên website, và ghi âm qua tổng đài CSKH. Miễn là mọi hình thức đều tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, biết rõ và có khả năng truy xuất bằng chứng khi Cục A05 kiểm tra.

Có thể dùng chung biểu mẫu xin sự đồng ý cho dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm không?

Không nên dùng chung một cách mập mờ. Khoản 8 Điều 11 Nghị định 356/2025/NĐ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo rõ ràng cho khách hàng biết rằng dữ liệu đang xử lý là “dữ liệu cá nhân nhạy cảm”. Biểu mẫu cần có phần tách biệt hoặc cảnh báo in đậm đối với nhóm dữ liệu này.

Nhận tư vấn và bảo vệ quyền lợi pháp lý cùng Công ty Luật TNHH DPO

Việc thiết lập quy trình và hình thức lấy sự đồng ý của khách hàng hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 mà còn là chìa khóa xây dựng niềm tin vững chắc với người tiêu dùng. Với sự am hiểu sâu sắc về pháp lý và công nghệ, Công ty Luật TNHH DPO tự hào cung cấp dịch vụ rà soát, soạn thảo biểu mẫu Consent Form, Privacy Policy và xây dựng hồ sơ DPIA chuẩn mực nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0976926655 hoặc trực tiếp tại trụ sở: Tầng 6, Tòa tháp Ngôi Sao, Dương Đình Nghệ, P. Cầu Giấy, TP. Hà Nội để bảo vệ an toàn pháp lý cho doanh nghiệp của bạn.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo pháp lý và được tổng hợp bởi đội ngũ Luật DPO dựa trên Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, Nghị định 356/2025/NĐ-CP và Nghị định 330/2026/NĐ-CP. Để nhận được giải pháp pháp lý chính xác nhất cho từng hệ thống công nghệ cụ thể, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Hotline: 0976926655.